Качество учёта и отчётности зависит не только от бухгалтера, но и от того, как организован обмен документами. Чёткий график и понятный перечень экономят время обеим сторонам и снижают риск ошибок.
Какие документы нужны ежемесячно
- Банковские выписки по всем расчётным счетам и картам, используемым для бизнеса.
- Первичные документы по продажам: акты выполненных работ, накладные, счета-фактуры, чеки онлайн-касс.
- Первичные документы по закупкам: накладные, акты, счета-фактуры поставщиков, авансовые отчёты.
- Кассовые документы и отчёты по платёжным терминалам.
- Кадровые изменения: приём, увольнение, отпуска, больничные, табель.
Разовые документы
- устав, свидетельство о регистрации и документы о назначении руководителя;
- договоры с контрагентами, арендой, кредитные договоры;
- документы на основные средства и транспорт;
- учётная политика (если уже есть) и данные об остатках на начало периода;
- доступ к кабинету налогоплательщика и ЭСФ (передаётся по защищённым каналам).
Как организовать передачу
- Согласуйте график: например, до 5 числа месяца, следующего за отчётным.
- Используйте единую папку в облаке или защищённый мессенджер.
- Называйте файлы по единому правилу: дата, контрагент, тип документа.
- Сразу сообщайте о нестандартных операциях — займах, продаже имущества, сделках с иностранными партнёрами.
- Храните оригиналы по требованиям законодательства.
Распространённые проблемы
- документы передаются в последний день перед сдачей отчётности;
- нет подтверждающих документов по расходам;
- платежи совершаются без договоров и актов;
- руководитель не информирует бухгалтера о новых сделках.
Мы помогаем клиентам выстроить документооборот, чтобы он занимал минимум времени. Узнайте об аутсорсинге или свяжитесь с нами.
